Fichas (clientes, grupos y eventos)

2.1 — ¿Cuál es la diferencia entre cliente, paciente, coachee, alumno?

Solo el rótulo que se muestra en la interfaz. Session Flow admite varios tipos de registro (paciente, cliente, coachee, alumno, orientado, analizando, supervisado, entre otros) para adaptarse al vocabulario de tu área. Funcionalmente son idénticos — elige el término que tenga más sentido para tu trabajo.

2.2 — ¿Dónde defino el tipo predeterminado?

En Configuraciones → Tipo de registro predeterminado. Es el tipo que se aplica automáticamente a los registros nuevos, y la palabra que usan las pantallas ("Ningún paciente encontrado"). Cada registro individual puede tener su propio tipo, distinto del predeterminado (útil si atiendes públicos mixtos — psicoterapia + coaching, por ejemplo); en su ficha vale su palabra. Justo debajo está el "Género de la palabra": masculino, femenino o por registro. Con "por registro", el formulario de cada registro pregunta ("el alumno" o "la alumna").

2.3 — ¿Cómo registro a un cliente recurrente?

Toca el "+" (o "Nuevo Cliente", en la pestaña Clientes) → completa nombre, valor de la sesión, modo de cobro y momento de cobro → define las reglas de recurrencia (días de la semana y horario). La app genera automáticamente todas las sesiones futuras según esas reglas.

2.4 — ¿Puedo tener más de una regla de recurrencia por cliente?

Sí. Puedes agregar varias reglas (ej: martes a las 14h Y jueves a las 16h) en el mismo registro. En planes terapéuticos con frecuencia variable es común.

2.5 — ¿Cómo creo un grupo? Premium

Al elegir el tipo de registro, selecciona "Grupo". Puedes agregar todos los participantes de una vez. Cada participante tiene control de pago independiente — útil para terapia de grupo, supervisiones grupales o clases colectivas.

2.6 — ¿Cómo registro sesiones sueltas (sin regla fija)?

Al crear el registro, en lugar de la regla de recurrencia, activa "Sesiones sueltas" y programa la primera (fecha y hora). Las siguientes se programan una a la vez: "Programar sesión" en la ficha, en la tarjeta y en el menú de la tarjeta de Hoy. Cuando no hay sesión programada ni valor pendiente, el registro pasa al bloque "Atendidos" de Clientes, fuera del límite del plan; programar una sesión lo trae de vuelta. Para quien tiene regla y necesita una sesión más, usa "Agregar sesión extra" (3.7).

2.7 — ¿Cuántos registros puedo tener?

En el plan gratuito: hasta 4 registros. En Premium: hasta 1000 registros.

2.8 — ¿Cómo pauso un registro?

Abre el registro (toca el nombre en cualquier pantalla) → pestaña Agenda → "Nueva pausa", y define el período. También puedes mantener presionada la tarjeta en Clientes → "Pausar registro". Durante la pausa: no queda nada nuevo pendiente, y las sesiones programadas en el período se cancelan automáticamente. Si algo ya pagado cae en el período, la app pregunta qué hacer (guardar como crédito, mantener como pagado o devolver). Al regresar, el conteo se reanuda normalmente.

En la pestaña Sesiones de la ficha, la pausa aparece como una línea entre las sesiones, con el período y cuántos sesiones no ocurrieron (en Recientes) o no ocurrirán (en Programadas). En la pestaña Agenda, las pausas en curso o programadas quedan justo debajo de las reglas activas; las finalizadas y las reglas finalizadas quedan al final, plegadas: toca el título para abrirlas.

2.9 — ¿Pausa sin fecha de regreso definida?

Funciona — el registro queda pausado por tiempo indefinido. Si quedó un monto pendiente de antes de la pausa, la app pregunta qué hacer con él:

Seguir cobrando — el monto sigue en Por cobrar hasta que se pague.

Dejar de cobrar — el monto sale de Por cobrar y de todo lo que suma dinero por entrar, pero queda registrado: las sesiones siguen en la ficha como "No cobrada" y cuentan en las Estadísticas del mes (no se pagaron). Si el cliente paga después, el pago vale. Si vuelve, la app te avisa y eliges si vuelves a cobrar.

También puedes dejar de cobrar (o volver a cobrar) después, en la ficha › Registro › Situación. Lo que dejaste de cobrar queda en un bloque plegado al final de Pendiente.

2.10 — ¿Cuál es la diferencia entre pausar y cerrar vínculo?

Es más tu expectativa respecto al registro que una diferencia técnica:

Pausar — crees que puede haber un regreso. Pausa abierta, sin fin definido.

Cerrar vínculo — crees que no habrá regreso.

Ambos pueden reactivarse en cualquier momento si la persona regresa.

En los dos casos, las sesiones que ya ocurrieron siguen en Estadísticas. Al cerrar el vínculo, eliges qué hacer con lo que quedó pendiente: seguir cobrando (aparece en Pendiente, en "Vínculos cerrados") o dejar de cobrar (sale de Por cobrar y queda registrado en la ficha, como en la pausa).

2.11 — ¿Cómo reactivo un registro pausado o cerrado?

Para encontrar el registro, ve a la lista de Clientes y desplázate hasta el final — los registros pausados o cerrados aparecen en esa parte de la lista. Toca el registro y elige "Reactivar". Si hay vacaciones o días libres en el período de regreso, la app pregunta si quieres mantener o cancelar esas sesiones. Si habías dejado de cobrarle algún monto, la app pregunta si vuelve a Por cobrar.

2.12 — ¿Puedo eliminar un registro?

Sí, pero con cuidado. Eliminar quita el registro y todo el historial financiero asociado (pagos recibidos y meses pagados). Los datos no se conservan en la app tras la eliminación — la única forma de recuperarlos es desde una copia de seguridad que los contenga.

Si quieres preservar el historial, usa "Cerrar vínculo" en lugar de eliminar.

2.13 — Tengo un cliente con valor cero. ¿Es un problema?

No. Los registros con valor cero se tratan como sesiones gratuitas. No generan cobros y siguen apareciendo en la agenda y en el historial — sigues su frecuencia normalmente. En las estadísticas, las sesiones gratuitas entran en el ticket promedio con valor cero: atender gratis también es trabajo.

2.14 — ¿Qué es un evento y cómo lo manejo?

Un evento es un compromiso que no es una sesión: un congreso, una clase que das, una supervisión. Entra en la agenda, en Hoy, en los recordatorios y en los días libres, pero queda fuera del dinero (Pendiente, cobro, estadísticas y documentos). Para crearlo, toca el "+" (o "Nuevo Cliente", en la pestaña Clientes) y elige Evento.

━━ La ficha del evento ━━

Tocar el evento abre su ficha, con tres pestañas:

• Fechas: las próximas, las que ya pasaron y las canceladas. Toca una fecha para reprogramarla, cancelarla o restaurarla.
• Agenda: las reglas de repetición (Nueva regla, Editar, Finalizar regla) y las pausas — las mismas del cliente, con "el último" (el último jueves del mes, por ejemplo).
• Registro: nombre, repetición, duración, sala virtual, recordatorio, cerrar y eliminar.

━━ Lo que puedes hacer con un día ━━

En Hoy, en la Agenda y en la ficha, las mismas acciones: "Reagendar este día", "Cancelar este día" (con el motivo; el aviso tiene "Deshacer"), "Restaurar este día", "Entrar a la sala" (abre el enlace) y "Recordatorio" (por WhatsApp). "Agregar fecha" suma un día más, fuera de la repetición, sin valor. Los gestos son los del cliente: deslizar a la derecha envía el recordatorio (los próximos) o cancela el día (en el pasado); a la izquierda, reprograma.

━━ Todo el día ━━

El evento de todo el día no tiene hora en las pantallas y no choca con las sesiones del día. El recordatorio sale a las 08:00: el mismo día o los días antes que elijas.

━━ Después de medianoche ━━

Lo que pasa de medianoche aparece en los dos días, como en Google y en el iPhone: en el primero hasta la medianoche y, en el siguiente, en "Continúa de ayer" (toca para abrir el día en que empezó), en la línea del tiempo y en la cuadrícula de la semana. En las cuentas, es del día en que empieza.

━━ Cerrar y el evento que ya pasó ━━

Cerrar quita de la agenda las fechas de ahora en adelante; las que ya pasaron quedan, y puedes reactivarlo después. El evento de una sola fecha que ya pasó queda en "Eventos realizados", al final de la lista de Clientes, y no cuenta en el límite del plan; darle una fecha nueva lo trae de vuelta.

2.15 — ¿Cómo registro las entrevistas iniciales (o clases de prueba)?

Al crear el registro, en el bloque "Repetición", elige "Empezar por las entrevistas iniciales" (para quien da clases, "Empezar por las clases de prueba"). Programas la primera (fecha y hora) y el valor de la entrevista — cero es gratuita. El registro nace "en entrevistas iniciales": la etiqueta "Entrevista" aparece en las tarjetas, y las siguientes se programan una a una ("Programar entrevista inicial" en la ficha, en la tarjeta y en el menú). El cobro de la fase es por sesión, por el valor de la entrevista.

En la ficha (y en el menú de la tarjeta de Hoy y de Clientes), los dos desenlaces:

• "Empezar la atención" abre la regla ya completada con el día de la semana y la hora de la última entrevista, más el cobro y el valor de la atención. Al guardar, la fase se cierra, la regla empieza a valer y el registro pasa a ser un cliente común. Con cobro mensual y una entrevista en el mismo mes, la mensualidad empieza el mes siguiente (hasta entonces, por sesión) — el formulario avisa.
• "No continuó" es el cierre de siempre: el registro va a "Vínculos cerrados", y la ficha guarda que no continuó después de las entrevistas.

Quien está en entrevista cuenta en el límite del plan. En el Panorama, la tarjeta Clientes dice cuántas personas empezaron por las entrevistas en el período y el desenlace de cada una, y "Lo que pide atención" recuerda a quien está en entrevista hace 30 días sin sesión programada. El registro de actividad guarda los dos desenlaces.

Para quien ya tiene registro sin regla, "Crear regla a partir de esta sesión" (en el menú de una sesión que ocurrió) hace lo mismo que "Empezar": la regla nace el día y a la hora de la sesión.