Cadastros (clientes, grupos e eventos)

2.1 — Qual a diferença entre cliente, paciente, coachee, aluno?

Apenas o rótulo exibido na interface. O Session Flow suporta vários tipos de cadastro (paciente, cliente, coachee, aluno, orientando, analisando, supervisionando, entre outros) para se adaptar ao vocabulário da sua área. Funcionalmente são idênticos — escolha o termo que faz mais sentido pro seu trabalho.

2.2 — Onde defino o tipo padrão?

Em Configurações → Tipo de cadastro padrão. Esse é o tipo aplicado automaticamente em novos cadastros, e a palavra que as telas usam ("Nenhum paciente encontrado"). Cada cadastro individual pode ter um tipo próprio, diferente do padrão (útil pra quem atende públicos mistos — psicoterapia + coaching, por exemplo); na ficha dele, vale a palavra dele. Logo abaixo fica o "Gênero da palavra": masculino, feminino ou por cadastro. Com "por cadastro", o formulário de cada cadastro pergunta ("o aluno" ou "a aluna").

2.3 — Como cadastro um cliente recorrente?

Toque no "+" (ou em "Novo Cliente", na aba Clientes) → preencha nome, valor da sessão, modo de cobrança e momento de cobrança → defina as regras de recorrência (dias da semana e horário). O app gera automaticamente todas as sessões futuras com base nessas regras.

2.4 — Posso ter mais de uma regra de recorrência por cliente?

Sim. Você pode adicionar múltiplas regras (ex: terça às 14h E quinta às 16h) no mesmo cadastro. Em planos terapêuticos com frequência variável isso é comum.

2.5 — Como crio um grupo? Premium

Ao escolher o tipo de cadastro, selecione "Grupo". Você pode adicionar todos os participantes de uma vez. Cada participante tem controle de pagamento independente — útil para terapia de grupo, supervisões em grupo ou aulas coletivas.

2.6 — Como cadastro sessões avulsas (sem regra fixa)?

Ao criar o cadastro, no lugar da regra de repetição, ligue "Sessões avulsas" e marque a primeira (data e hora). As seguintes você marca uma a uma: "Marcar sessão" na ficha, no cartão e no menu do cartão de Hoje. Quando não há sessão marcada nem valor em aberto, o cadastro fica no bloco "Atendidos" de Clientes, fora do limite do plano; marcar uma sessão o traz de volta. Para quem tem regra e precisa de uma sessão a mais, use "Adicionar sessão extra" (3.7).

2.7 — Quantos cadastros posso ter?

No plano gratuito: até 4 cadastros. No Premium: até 1000 cadastros.

2.8 — Como pauso um cadastro?

Abra a ficha do cadastro (toque no nome em qualquer tela) → aba Agenda → "Nova pausa", e defina o período. Também dá pelo toque longo no cartão, em Clientes → "Pausar cadastro". Durante a pausa: nenhum valor novo fica em aberto, e as sessões agendadas no período são canceladas automaticamente. Se algo já pago cair no período, o app pergunta o que fazer (guardar como crédito, manter como pago ou devolver). Ao retornar, a contagem recomeça normalmente.

Na aba Sessões da ficha, a pausa aparece como uma linha entre as sessões, com o período e quantos sessões não ocorreram (em Recentes) ou ficam de fora (em Agendadas). Na aba Agenda, as pausas em andamento ou marcadas ficam logo abaixo das regras ativas; as finalizadas e as regras encerradas ficam no fim, recolhidas: toque no título para abrir.

2.9 — Pausa sem data de retorno definida?

Funciona — o cadastro fica pausado por tempo indeterminado. Se ficou valor em aberto de antes da pausa, o app pergunta o que fazer com ele:

Continuar a receber — o valor segue no A receber até ser pago.

Deixar de receber — o valor sai do A receber e de tudo o que soma dinheiro a entrar, mas continua registrado: as sessões ficam na ficha como "Não recebida" e contam nas Estatísticas do mês (não foram pagas). Se o cliente pagar depois, o pagamento vale. Se ele voltar, o app avisa e você escolhe se volta a receber.

Você também pode deixar de receber (ou voltar a receber) depois, na ficha › Cadastro › Situação. O que se deixou de receber fica num bloco recolhido no fim do Em Aberto.

2.10 — Qual a diferença entre pausar e encerrar vínculo?

É mais a sua expectativa em relação ao cadastro do que uma diferença técnica:

Pausar — você acredita que pode haver um retorno. Pausa em aberto, sem fim definido.

Encerrar vínculo — você acredita que não haverá retorno.

Os dois podem ser reativados a qualquer momento se a pessoa voltar.

Nos dois casos, as sessões que já aconteceram continuam nas Estatísticas. Ao encerrar, você escolhe o que fazer com o que ficou em aberto: continuar a receber (aparece no Em Aberto, em "De quem encerrou") ou deixar de receber (sai do A receber e fica registrado na ficha, como na pausa).

2.11 — Como reativo um cadastro pausado ou encerrado?

Para encontrar o cadastro, vá até a lista de cadastros e role até o fim — os cadastros pausados ou encerrados aparecem nessa região da lista. Toque no cadastro e escolha "Reativar". Se houver férias ou folgas no período de retorno, o app pergunta se você quer manter ou cancelar essas sessões. Se você tinha deixado de receber algum valor dele, o app pergunta se ele volta ao A receber.

2.12 — Posso excluir um cadastro?

Sim, mas com cuidado. Excluir remove o cadastro e todo o histórico financeiro associado (pagamentos recebidos e meses pagos). Os dados não ficam salvos no app após a exclusão — a única forma de recuperá-los é se você tiver um backup que os contenha.

Se quiser preservar o histórico, use "Encerrar vínculo" em vez de excluir.

2.13 — Tenho um cliente com valor zero. É problema?

Não. Cadastros com valor zero são tratados como atendimento gratuito. Não geram cobrança e continuam aparecendo na agenda e no histórico de sessões — você acompanha a frequência normalmente. Nas estatísticas, as sessões gratuitas entram no ticket médio com valor zero: atendimento gratuito também é trabalho.

2.14 — O que é um evento e como cuido dele?

Evento é um compromisso que não é atendimento: um congresso, uma aula que você dá, uma supervisão. Ele entra na agenda, em Hoje, nos lembretes e nas folgas, mas fica fora do dinheiro (A receber, cobrança, estatísticas e documentos). Para criar, toque no "+" (ou em "Novo Cliente", na aba Clientes) e escolha Evento.

━━ A ficha do evento ━━

Tocar no evento abre a ficha dele, com três abas:

• Datas: as próximas, as que já passaram e as canceladas. Toque numa data para reagendar, cancelar ou restaurar.
• Agenda: as regras de repetição (Nova regra, Editar, Encerrar regra) e as pausas — as mesmas do cliente, com "na última" (a última quinta do mês, por exemplo).
• Cadastro: nome, repetição, duração, sala virtual, lembrete, encerrar e excluir.

━━ As ações de um dia ━━

Em Hoje, na Agenda e na ficha, as mesmas: "Reagendar este dia", "Cancelar este dia" (com o motivo; o aviso tem "Desfazer"), "Restaurar este dia", "Entrar na sala" (abre o link) e "Lembrete" (manda pelo WhatsApp). "Adicionar data" põe mais um dia, fora da repetição, sem valor. Os gestos são os do cliente: arrastar para a direita manda o lembrete (pela frente) ou cancela o dia (no passado); para a esquerda, reagenda.

━━ Dia inteiro ━━

O evento de dia inteiro não tem hora nas telas e não entra em conflito com as sessões do dia. O lembrete sai às 08:00: no próprio dia ou nos dias antes que você escolher.

━━ Depois da meia-noite ━━

O que passa da meia-noite aparece nos dois dias, como no Google e no iPhone: no primeiro até a meia-noite e, no seguinte, em "Continua de ontem" (toque para abrir o dia em que começou), na linha do tempo e na grade da semana. Nas contas, é do dia em que começa.

━━ Encerrar e o evento que já passou ━━

Encerrar tira da agenda as datas de agora em diante; as que já passaram ficam, e dá para reativar depois. O evento de uma data só que já passou fica em "Eventos realizados", no fim da lista de Clientes, e não conta no limite do plano; ganhar uma data nova o traz de volta.

2.15 — Como registro as entrevistas iniciais (ou aulas experimentais)?

Ao criar o cadastro, no bloco "Repetição", escolha "Começar pelas entrevistas iniciais" (para quem dá aula, "Começar pelas aulas experimentais"). Você marca a primeira (data e hora) e o valor da entrevista — zero é gratuita. O cadastro nasce "em entrevistas iniciais": a etiqueta "Entrevista" aparece nos cartões, e as seguintes você marca uma a uma ("Marcar entrevista inicial" na ficha, no cartão e no menu). A cobrança da fase é por sessão, pelo valor da entrevista.

Na ficha (e no menu do cartão de Hoje e de Clientes), os dois desfechos:

• "Começar o atendimento" abre a regra já preenchida com o dia da semana e a hora da última entrevista, mais a cobrança e o valor do atendimento. Ao salvar, a fase fecha, a regra passa a valer e o cadastro vira um cliente comum. Com cobrança mensal e uma entrevista no mesmo mês, a mensalidade começa no mês seguinte (até lá, por sessão) — o formulário avisa.
• "Não continuou" é o encerramento de sempre: o cadastro vai para "Vínculos encerrados", e a ficha guarda que não continuou depois das entrevistas.

Quem está em entrevista conta no limite do plano. No Panorama, o cartão Clientes diz quantas pessoas começaram pelas entrevistas no período e o desfecho de cada uma, e "O que pede atenção" lembra de quem está em entrevista há 30 dias sem sessão marcada. O registro de ações guarda os dois desfechos.

Para quem já tem cadastro sem regra, "Criar regra a partir desta sessão" (no menu de uma sessão que aconteceu) faz o mesmo que o "Começar": a regra nasce no dia e na hora da sessão.