Como controlar o pagamento dos pacientes: planilha ou app?

Por que o controle "de cabeça" falha

Com poucos pacientes, parece fácil lembrar quem pagou. O problema aparece com o tempo, e quase sempre pelos mesmos motivos:

• Faltas e remarcações. A sessão de terça virou quinta. A da semana seguinte foi cancelada. Qual das duas foi paga?
• Modos de pagamento diferentes. Um paciente paga por sessão, outro paga o mês inteiro no dia 10, um terceiro pagou cinco sessões adiantadas.
• Reajuste. O valor mudou em março. As sessões de fevereiro que ficaram em aberto valem o preço antigo ou o novo?
• Feriados e férias. No mês com feriado, o paciente mensal tem uma sessão a menos. O valor muda ou não?

Cada um desses casos é pequeno. Somados, viram aquela sensação no fim do mês de que o dinheiro não fecha, sem saber exatamente onde está a diferença.

Antes de controlar: o combinado com o paciente

Nenhuma ferramenta resolve um combinado vago. Antes da primeira sessão, deixe por escrito (no contrato terapêutico ou numa mensagem que o paciente responda):

• O valor e como ele é cobrado: por sessão, um valor fixo por mês ou a soma das sessões do mês.
• Quando o pagamento vence: antes da sessão, logo depois dela ou num dia fixo do mês.
• A forma de pagamento: Pix, transferência, dinheiro, cartão.
• Faltas: com quanto tempo de aviso a sessão não é cobrada.
• Reajuste: quando acontece e com quanto tempo de aviso.

Esse combinado é o que você vai registrar. Se ele mudar, registre a data da mudança.

O que registrar, sessão por sessão

Seja qual for a ferramenta, cada sessão precisa destas informações:

1. O paciente.
2. A data e a hora.
3. O valor naquela data (o preço do dia, não o de hoje).
4. O que aconteceu: realizada, falta, cancelada ou remarcada.
5. Se foi paga e, se sim, em que data.

Com isso, o resto é conta: o total recebido no mês, o que ficou em aberto e de quem.

Opção 1: a planilha

A planilha funciona bem para quem tem poucos pacientes e gosta de controlar cada detalhe. Uma estrutura simples, no Google Planilhas ou no Excel:

Duas contas resolvem o dia a dia. Para saber quanto um paciente tem em aberto (as sessões realizadas sem data de pagamento):

=SOMASES(C:C; B:B; "Paciente C"; D:D; "Realizada"; E:E; "")

Se você cobra a falta sem aviso, faça a mesma conta trocando "Realizada" por "Falta" e some as duas.

Para saber quanto entrou num mês, some a coluna "Valor" das linhas em que "Pago em" está dentro daquele mês.

Onde a planilha começa a pesar:

• A agenda fica em outro lugar. Toda sessão precisa ser digitada duas vezes.
• Falta, remarcação e feriado são ajustes manuais, um por um.
• O paciente mensal não cabe bem numa linha por sessão: o mês é pago de uma vez, mas as sessões acontecem separadas.
• Um erro de digitação num valor muda o total sem ninguém perceber.
• Os dados de saúde dos pacientes ficam num arquivo que vai para onde a planilha for (e-mail, nuvem, outro computador).

Se você passa mais de meia hora por semana atualizando a planilha, ou já descobriu uma sessão esquecida depois de meses, é hora de considerar um app.

Opção 2: um app de agenda e pagamentos

Um app feito para quem atende por sessão junta a agenda e o dinheiro: a sessão aparece na agenda e, quando acontece, já sabe se foi paga. Na hora de escolher, vale conferir:

• A agenda se monta sozinha a partir do horário fixo de cada paciente, sem digitar sessão por sessão.
• Por sessão e por mês convivem, cada paciente no modo dele.
• O valor de cada data: o reajuste vale dali para a frente, e o que ficou em aberto antes mantém o preço antigo.
• Falta e remarcação com um toque, sem refazer contas.
• Um total a receber por paciente, sempre atualizado.
• Onde ficam os dados. Para profissionais de saúde, isso pesa: prefira um app que guarde os dados no seu aparelho ou deixe claro onde estão.

O Session Flow foi feito para isso. Você cadastra o paciente uma vez, com o horário e o valor, e as sessões do mês aparecem na agenda. Um toque em "Receber" marca a sessão como paga, e o app soma, paciente por paciente, o que está em aberto. Sem a nuvem, tudo fica no seu celular. O app não é prontuário: guarda só o que a agenda e os pagamentos precisam. É gratuito para até 4 pacientes.

A rotina de dez minutos por semana

Com planilha ou com app, o controle só funciona com uma conferência fixa. Escolha um dia da semana e faça sempre na mesma ordem:

1. Confira as sessões da semana. Todas aconteceram? Marque faltas, cancelamentos e remarcações.
2. Marque o que foi pago. Abra o extrato do banco ou o histórico do Pix e marque cada pagamento na sessão certa.
3. Veja o que está em aberto. Paciente por paciente, do mais antigo para o mais recente.
4. Mande as cobranças. Uma mensagem curta, com as datas e o total (veja abaixo).

No último dia útil do mês, faça uma conferência maior: o total recebido, o que ficou para o mês seguinte e se algum paciente precisa de uma conversa.

Quando o pagamento atrasa

A inadimplência de pacientes costuma começar pequena: uma sessão esquecida, depois outra. O melhor remédio é cobrar cedo, com informação precisa.

• Mande os fatos, não um desabafo. "Oi, Ana! Ficaram em aberto as sessões de 01/10 e 08/10, total de R$ 400,00. Segue a chave Pix." É difícil discutir com datas.
• Por escrito. A mensagem fica registrada e evita que o assunto tome o tempo da sessão.
• Com o combinado em mãos. Se houver dúvida sobre uma falta, o que foi combinado no início resolve.
• Sem expor o paciente. A cobrança é só entre vocês dois.

No Session Flow, no plano Premium, a mensagem de cobrança sai pronta para o WhatsApp, com a data de cada sessão em aberto e o total. Você confere e envia.

E o recibo?

Desde janeiro de 2025, quem atende como pessoa física na área da saúde (psicólogos, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, entre outros) emite o recibo que vale para o Imposto de Renda pelo Receita Saúde, da Receita Federal. Esse é o documento fiscal.

Além dele, muitos pacientes pedem um recibo ou uma declaração de comparecimento para o plano de saúde ou o trabalho. O Session Flow gera esses documentos em PDF, com os seus dados e os do paciente, em todos os planos.